Dianggap Penting, Inilah Tips Efektif Menganalisis Bisnis Proses

Jika Anda sudah bepengalaman bekerja di perusahaan maupun mengelola usaha sendiri tentu tidak asing lagi dengan istilah bisnis proses. Pengertian Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Proses bisnis merupakan sistem yang diterapkan oleh perusaaan maupun pelaku usaha untuk mencapai tujuannya. Selain itu, proses bisnis juga dapat diartikan sebagai langkah-langkah yang perlu diterapkan guna menghasilkan nilai bagi pelanggan.

Awalnya, sebagai manajer atau pelaku usaha Anda akan menganalisis seberapa baik proses yang berjalan saat ini. Setelah diketahui terdapat inefisiensi pada proses maka Anda merasa perlu untuk melakukan perubahan. Perubahan sebaiknya tidak Anda lakukan sendiri namun melibatkan pihak yang juga berkepentingan. Agar berhasil, berikut adalah langkah efektif menganalisisnya.

3 Langkah Efektif Menganalisis Bisnis Proses

1. Bicarakan dengan orang-orang penting

Apabila Anda telah menentukan proses mana yang akan diperbaiki, maka segeralah diskusikan dengan orang-orang penting. Maksud dari istilah orang-orang penting ialah mereka yang bertanggung jawab atas implementasi dari proses bisnis. Saat membicarakan proses bisnis dengan orang-orang penting sebaiknya tanyakan empat aspek di bawah ini.

  1. Pertama-tama, tanyakan terlebih dahulu mengenai tindakan yang harus dilakukan oleh staf dan atasannya.
  2. Dari banyaknya masukan yang dikemukakan, pilihlah beberapa pendapat terbaik untuk diterapkan pada bisnis Anda. Misalnya: perusahaan Anda bergerak di bidang fashion berupa pakaian jadi. Anda perlu mengetahui sekaligus memilih dimana tempat untuk membeli bahan baku dengan kualitas dan pelayanan terbaik.
  3. Usahakan untuk mengidentifikasi keluaran setiap tugas dan tentukan siapa yang menerimanya. Jika Anda mengelola sebuah bengkel, maka setiap staf perbaikan sebaiknya mendokumentasikan pekerjaan mereka. Setelah itu, staf perbaikan meneruskan informasi tersebut ke bagian penagihan agar dibuatkan faktur untuk pelanggan.
  4. Apabila Anda dan staf merasakan adanya inefisiensi proses maka segeralah cari solusi bersama.
BACA JUGA:  Review 10 Artikel Terpopuler Agustus 2013

2. Temukan perbaikan proses bisnis melalu brainstorming

Brainstorming merupakan sesi tukar pendapat yang melibatkan pihak-pihak pelaku bisnis Anda. Dalam pelaksanaan kegiatan ini sebaiknya Anda melibatkan staf dari banyak departemen. Hal ini dikarenakan semakin banyak staf yang terlibat maka informasi mengenai inefisiensi proses akan terungkap dari semua departemen. Langkah ini dapat Anda lakukan dengan beberapa cara, yaitu:

  1. Buatlah kesimpulan mengenai informasi yang sudah Anda terima dan sampaikan kepada staf. Mintalah staf Anda untuk memberikan umpan balik berupa kritik dan saran. Semakin banyak umpan balik yang didapat maka sangat memudahkan Anda untuk menganalisisnya
  2. Analisis bagaimana bisnis berproses dan apa masalah yang dihadapinya dengan berpedoman pada kritik serta saran staf Anda.
  3. Perubahan proses bisnis dapat Anda lakukan bila diperlukan. Beberapa jenis perubahan bisnis yang biasanya sering dilakukan yaitu pengurangan biaya, pengurangan waktu siklus proses, penyederhanaan proses dan peningkatan pelayanan terhadap pelanggan.
BACA JUGA:  Cara Lepas Limit Paypal karena Utility Bill

3. Buatlah flowchart dari setiap proses bisnis

bisnis-proses-flowchart

Flowchart yang Anda buat tentu akan sangat membantu dalam menggambarkan proses bisnis. Anda dapat menggunakan informasi penting yang diperoleh saat diskusi sebagai materi untuk pembuatan flowchart. Dalam membuat flowchart, pastikan bahwa semua langkah proses bisnis Anda sudah tercantum. Perhatikan cara membuat flowchart di bawah ini agar informasi yang dihasilkan optimal.

  1. Penting untuk Anda perhatikan bahwa flowchart ini sebaiknya dibuat dengan jelas dan singkat. Jadi, informasi dalam flowchart ini hanya berisi prosedur yang telah ditetapkan dan harus dipatuhi karyawan.
  2. Ada banyak cara yang dapat Anda terapkan untuk membuat flowchart. Pertama, Anda dapat menggambarnya secara manual. kedua, Anda dapat menggunakan berbagai perangkat software yang ada di komputer. Ketiga, Anda dapat membuatnya memakai aplikasi desain grafis.
  3. Alat ini akan memberikan gambaran sempurna bagi bisnis Anda apabila pembuatannya dilakukan dengan serius. Hal ini dikarenakan alat inilah yang akan mempermudah identifikasi dan juga perbaikan inefisiensi.
  4. Analisis proses bisnis merupakan kegiatan yang berlanjutan. Jadi, setelah dilakukan perubahan pada beberapa sektor lihatlah kembali apakah hasilnya sudah sesuai ekspektasi atau belum. Jika belum sesuai maka lakukanlah analisis ulang untuk menemukan area-area yang membutuhkan perbaikan.
BACA JUGA:  Cara Download di Slideshare File ( PDF & PPT ) Mudah Tanpa Login

Menganalisis proses bisnis memang tidak dapat Anda lakukan sendirian. Kerjasama tim diantara berbagai pihak yang terlibat dalam bisnis ini memang sangat dibutuhkan. Semakin banyak pihak yang terlibat maka identifikasi masalah serta masukan jauh lebih banyak. Kondisi ini dapat memperkaya wawasan Anda untuk menganalisis proses bisnis dan memutuskan perubahan yang diperlukan.

Tentang penulis

Mendy Aisha Ramdhiani

Mendy Aisha Ramdhiani

Seorang blogger pemula yang masih juga terus belajar dan menempuh pendidikan formal S1 Teknik Geologi di Kota Pelajar Yogyakarta. Feel Free To Ask Me~

Tulis komentar