Tata Cara Mengirim Lamaran Lewat Email yang Baik dan Benar Agar Cepat Dipanggil

Kecepatan, akurasi, dan kemudahan merupakan salah satu kado teknologi untuk Kamu yang hidup di era modern. Mengirim lamaran melalui email merupakan salah satu metode yang saat ini banyak diterapkan beragam perusahaan. Kendati tampak sederhana, menyiapkan dokumen secara baik dan benar tetap perlu dilakukan. Cara mengirim lamaran lewat email umumnya tidak sulit, yang dibutuhkan adalah ketelitian dan ketekunan Kamu.

Diluar konten email, Kamu perlu mempersiapkan beberapa perangkat terlebih dahulu. Persiapkan komputer, laptop, atau bahkan smartphone jika memang memungkinkan. Alat scan juga dibutuhkan. Jika tidak memiliki, maka Kamu bisa menggunakan jasa scan yang tidak sulit untuk ditemukan. Jangan lupa sediakan koneksi internet. Tanpanya, mustahil Kamu bisa mengirim lamaran pekerjaan melalui email.

Baca juga : Sebelum Wawancara, Baca Dulu Panduan Menjawab Pertanyaan Interview Berikut Ini.

Lebih Baik Kirim Lamaran Via Email atau Pos

Perdebatan mengenai cara mengirim lamaran, apakah melalui pos atau email merupakan perdebatan yang kerap muncul. Jika yang ditanya mana yang terbaik, maka jawaban idealnya adalah mengirim melalui media yang diwajibkan oleh perusahaan tujuan lamaran. Seiring dengan perkembangan teknologi, email menjadi media yang kian hari kian diwajibkan, terutama untuk perusahaan besar yang sudah kredibel dan beroperasi di banyak kota.

Kendati demikian, masing-masing cara memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Hal yang kerapkali diperdebatkan adalah kecenderungan bahwa mengirim kerja melalui email akan cepat dipanggil. Berapa lama panggilan kerja lewat email merupakan hal yang tidak pasti. Tidak setiap perusahaan mengupdate email secara rutin. Bahkan, beberapa perusahaan masih belum mengintegrasikan sistem informasi digital secara penuh.

2 minggu adalah waktu kerap dijadikan patokan sebagai waktu tunggu yang umum. Kamu harus menjadi calon pekerja yang mampu beradaptasi dengan beragam situasi. Persiapkan skill melamar pekerjaan dengan pos dan melamar pekerjaan dengan email. Menguasai ilmu dan trik keduanya membuat Kamu lebih siap menghadapi beragam persyaratan rekrutmen yang dibebankan oleh perusahaan tujuan lamaran.

Cara Mengirim Lamaran Lewat Email yang Baik dan Benar

Karena menggunakan email, surat dan dokumen yang diperlukan harus Kamu konversi terlebih dahulu dalam bentuk elektronik (digital). Skema cara mengirim cv lewat email yang baik dan benar adalah membuat dan mengumpulkan konten lamaran (surat, pas foto, CV, dll), melakukan konversi (scan) konten lamaran fisik menjadi digital, melakukan pengiriman dokumen tersebut ke email perusahaan yang dituju.

Berikut adalah beberapa tips cara mengirim surat lamaran pekerjaan yang baik dan benar.

  1. Prioritaskan Body (Isi) Email

Hal utama yang harus Kamu perhatikan dan prioritaskan adalah body email. Bagian badan ini mengandung menu utama lamaran pekerjaan Kamu. Menu utama tersebut adalah surat lamaran. Memang, terdapat opsi untuk melampirkannya melalui attachment, namun menulisnya langsung dirasa lebih tepat. Mengirim email tanpa body (isi) dapat dianggap aneh oleh penerima, bahkan bisa dianggap sebagai email spam.

  1. Buat Body (Isi) Email dengan Baik dan Benar

Bagaimana cara menulis body email dengan baik dan benar? Menulis body email berarti menulis surat lamaran pekerjaan. Gaya bahasa yang Kamu gunakan harus profesional dan isi lamaran harus spesifik. Profesional bukan berarti kaku atau terlalu formal. Spesifik juga bukan berarti amat terbatas. Cantumkan informasi mengenai latar belakang pendidikan (fresh graduate) dan pengalaman kerja yang mutakhir, relevan, dan tanpa dilebih-lebihkan.

  1. Ikuti dan Patuhi Format Email yang Diminta

Mematuhi dan mengikuti format email yang diminta oleh pihak perusahaan adalah wajib hukumnya. Jangan karena bermaksud menjadi orang kreatif, Kamu melakukan modifikasi yang tidak perlu. Bagaimana jika tidak ada format khusus? Buatlah format email, terutama pada bagian judul seringkas dan sejelas mungkin. Kamu perlu mencantumkan tujuan (Surat Lamaran Kerja), nama, dan posisi/jabatan yang diinginkan.

  1. Perhatikan dan Teliti dalam Membuat Lampiran

Ada dua hal yang perlu diperhatikan, pertama isi lampiran dan kedua ukuran lampiran. Isi lampiran harus dibuat dengan benar. Pada CV, dianjurkan untuk menggunakan format file PDF. Pastikan hasil scan jelas dan nyaman untuk dibaca. Gunakan juga nama lampiran yang sesuai dengan isinya. Untuk urusan ukuran, jangan sampai ukuran lampiran melebihi batas attachment atau karena terlalu besar menjadi lambat diunduh penerima.

Tata Cara Mengirim Lamaran Kerja Via Email

Pada proses persiapan, hal pertama yang harus Kamu matangkan adalah email yang digunakan. Pastikan Kamu menggunakan email yang aktif dan valid. Direkomendasikan untuk menggunakan email yang formal dan tidak tampak seperti lelucon alias tidak serius. Jika belum memiliki email, buat terlebih dahulu di penyedia layanan surat elektronik yang sudah populer dan kredibel, diantaranya Yahoo dan Gmail.

Jika email sudah Kamu persiapkan dengan baik, hal selanjutnya yang harus dipersiapkan adalah dokumen dan berkas-berkas lamaran. Berkas lamaran yang dipersiapkan adalah berkas yang diminta oleh perusahaan tujuan Kamu. Kendati demikian, terdapat kesamaan antara perusahaan dalam hal dokumen yang perlu disiapkan. Berikut adalah berkas dan dokumen persyaratan yang umumnya harus dipersiapkan terlebih dahulu.

  1. Surat lamaran kerja.
  2. Riwayat pekerjaan (CV).
  3. Ijazah.
  4. Sertifikat.
  5. Pas foto.
  6. Surat/dokumen yang diminta oleh perusahaan tujuan lamaran.

Semua persyaratan tersebut akan dikirim dalam bentuk elektronik. Dengan demikian, Kamu akan menscan dokumen fisik yang ada menjadi dokumen digital. Jika Kamu tidak memiliki keahlian khusus untuk menscan dengan baik, Kamu dianjurkan untuk menggunakan jasa scan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Kamu tentu tidak mau dokumen digital yang Kamu kirim berkualitas rendah dan sulit dibaca.

Jika semua berkas dalam bentuk digital sudah siap, maka langkah selanjutnya adalah mengirim email tersebut. Buka email Kamu dan mulai mengisi kolom subject, tujuan, dan body email. Isi ketiganya dengan baik dan benar. Langkah selanjutnya adalah mengupload attachment. Jangan sampai lupa karena attachment tersebut berisi berkas dan dokumen yang telah disiapkan. Periksa kembali. Jika sudah mantap, tekan send untuk mengirim email.

Cara Mengirim Lamaran Lewat Email Agar Cepat Dipanggil

Mengirim email lamaran dengan baik dan benar tentu akan membuat peluang Kamu dipanggil semakin besar. Paling tidak dengan mengirim lamaran yang baik dan benar, Kamu tidak mempermalukan diri sendiri. Sekarang, saatnya Kamu mempraktikkan skema pengiriman lamaran melalui email. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Persiapkan Seluruh Berkas Digital

Scan seluruh berkas yang dibutuhkan dengan baik. Pastikan hasil scan jelas dan dapat dibaca dengan mudah. Beberapa berkas perlu dikonversi ke format tertentu, contohnya riwayat pekerjaan (CV). Biasanya, orang membuat riwayat pekerjaan dalam format Word. Kendati tidak diwajibkan oleh perusahaan dimana Kamu melamar, format PDF merupakan format yang formal dan akademis.

Dokumen CV dengan format PDF lebih mudah dan enak dibaca dan yang paling penting adalah CV dengan format PDF terlihat sangat profesional. Dengan demikian, segera konversi CV format Word Kamu ke CV format PDF. Selanjutnya adalah mengkompres berkas digital tersebut dalam bentuk ZIP atau RAR. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah proses attachment dan pembukaan berkas oleh pihak perusahaan.

  1. Mengisi Kolom Tujuan dan Subjek

Jika semua berkas sudah siap, langkah selanjutnya adalah membuka email yang akan Kamu gunakan untuk mengirim lamaran. Gunakan email Kamu yang valid dan aktif. Isi kolom tujuan (to) dan subjek dengan baik dan benar. Ingat, Kamu akan melamar pekerjaan, maka gunakan tujuan dan subjek yang formal. Pada kolom tujuan, pastikan Kamu mengisi alamat tujuan perusahaan dengan benar.

Pada kolom subjek, isi subjek dengan ringkas dan to the point. Contoh subjek yang bisa Kamu gunakan: “Surat Lamaran Pekerjaan”, “CV [Nama] [Posisi Pekerjaan]”, dan “Lamaran Pekerjaan [Jabatan]”. Jangan sampai kolom subjek ini kosong. Bagaimana mereka tahu jika Kamu mencari pekerjaan jika kolom ini Kamu kosongkan. Untuk kolom cc, Kamu tidak diwajibkan kecuali diwajibkan di syarat dan ketentuan perusahaan tujuan lamaran.

  1. Mengisi Body Email

Bagian body ini mengandung isi alias surat atau permohonan lamaran pekerjaan. Isi body email lamaran pekerjaan merupakan core alias hal utama yang dilihat oleh perusahaan. Karenanya, buat body email ini dengan baik. Gunakan kalimat sapaan kepada orang yang dituju di awal surat. Kemudian perkenalkan diri Kamu dan kualifikasi yang Kamu miliki, baik latar belakang pendidikan maupun pengalaman kerja.

Tampilkan keduanya dengan formal dan cukup. Jangan berlebihan dalam menggambarkan latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilamar. Kemudian, sebutkan posisi atau jabatan yang Kamu lamar. Jangan lupa untuk menyatakan lampiran berkas dan dokumen yang dibutuhkan. Akhiri surat lamaran, dengan mengucapkan terima kasih dan tKamu hormat.

  1. Mengupload Lampiran (Attachment)

Proses mengupload lampiran berkas dan dokumen merupakan proses yang kadang terlupakan. Jika Kamu sudah mempersiapkan lampiran (attachment) dalam format RAR atau ZIP, seperti yang sudah dibahas sebelumnya, Kamu tinggal mencari ikon attachment pada email yang digunakan. Kemudian cari file atau dokumen yang sudah dikompres tersebut dan klik open. Tunggu hingga lampiran tersebut selesai diupload ke email Kamu.

  1. Kirim Lamaran Pekerjaan Kamu

Tibalah Kamu pada proses terakhir cara mengirim CV dan portofolio lewat email.Sebelum mengirim, periksa dengan teliti semua aspek yang berhubungan dengan lamaran pekerjaan Kamu. Kembali periksa kembali alamat tujuan, subjek, dan surat lamaran (body). Hindari salah tulis atau typho. Pastikan lampiran (attachment) sudah terupload sempurna. Jika sudah siap dan mantap, kirimkan lamaran dengan mengklik send.

Contoh Body Email Lamaran Kerja yang Baik

Beberapa orang ikut mencantumkan lamaran kerja dalam lampiran. Untuk terlihat profesional, Kamu harus mengkonversi surat lamaran tersebut dalam bentuk PDF. Format PDF merupakan format file yang profesional dan resmi. Selain format, tentu saja isi dari lamaran tersebut harus baik dan benar. Bagian body merupakan bagian paling penting yang harus Kamu perhatkan kualitasnya baik-baik.

Berikut adalah contoh lamaran kerja via email pdf dengan contoh body email yang baik.

Download : Contoh Surat Lamaran Kerja Menarik, Baik, dan Benar 2019 Terbaru Bentuk Doc / Pdf

Contoh Body Email Lamaran Kerja yang Baik Terbaru

Melamar ke perusahaan multi nasional, mewajibkan Kamu untuk mengirim lamaran dengan menggunakan bahasa Inggris khusus bisnis dan profesional. Berikut adalah contoh body email lamaran kerja bahasa inggris.

Contoh Body Email Lamaran Kerja yang Baik bahasa inggris

Contoh Surat Lamaran Kerja Via Email Lulusan SMK

Berikut adalah contoh surat lamaran kerja untuk lulusan SMK.

Contoh Surat Lamaran Kerja Via Email Lulusan SMK

Lebih lengkap :

Dengan hormat Kepala Sekolah Dasar Kreativa

Saya yang bertKamu tangan di bawah ini:

Nama:Aulia Fatiha
Tempat/Tgl Lahir:Kendari, 17 Desember 1995
Pendidikan Terakhir:SMK Teknik Komputer dan Jaringan
Alamat:Jl. Jenderal Gatot Subroto No 17B RT 01 RW 02 Kota Kendari
Telp:0876 4533 2418

Bersama ini saya membuat permohonan lamaran pekerjaan untuk menjadi Staf Administrasi di sekolah yang Bapak/Ibu pimpin, sebagai bahan pertimbangan berikut saya lampirkan :

  1. Daftar riwayat hidup
  2. Scan Fotocopy KTP
  3. Pas photo
  4. Scan Ijazah & Transkrip nilai
  5. Scan SKCK

Demikian pengajuan permohonan ini saya buat. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu saya mengucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

Aulia Fatiha.

Cara Membuat Attachment Lamaran Kerja Via Email

Membuat attachment adalah salah satu proses cara mengirim lamaran lewat email. Kamu sebenarnya tidak perlu mengkompres file lampiran dalam format RAR atau ZIP. Kamu bisa saja mengupload berkas satu per satu atau sesuai dengan peraturan dari perusahaan. Namun, cara tersebut terkesan kurang profesional. Mengkompres lampiran dalam satu folder dan dikompres akan memberikan kesan yang serius, formal, dan profesional.

Untuk mengkompres, Kamu tidak membutuhkan aplikasi khusus. Windows 7, 8, dan 10 sudah menyediakan alat kompres. File yang sudah dikompres harus diupload melalui tombol attachment yang ada di email. Posisi tombol attachment selalu berada di dekat tombol send. Buka file lampiran dan tunggu hingga proses upload selesai. Setelah upload selesai, Kamu berhasil membuat lampiran tersebut terlampir di email yang akan Kamu kirim.

Ukuran Maksimal Lamaran Via Email

Masing-masing perusahaan menerapkan aturan yang berbeda mengenai ukuran maksimal lampiran (attachment). 2 MB merupakan ukuran maksimal yang umum diterapkan oleh beragam perusahaan. Tidak semua perusahaan juga mewajibkan Kamu untuk mengirim lampiran dalam format RAR atau ZIP. Pada intinya, baca dan perhatikan baik-baik syarat dan ketentuan yang diterapkan oleh perusahaan tujuan lamaran mengenai ukuran lampiran.

Cara Mengirim Lamaran Lewat Email di Laptop

Mengirim lamaran kerja melalui email di laptop tidak berbeda jauh dengan mengirim email pada komputer. Caranya pun sama. Perbedaannya hanya pada perangkat yang digunakan. Kamu bisa mengirim email tersebut dimana saja dan kapan saja melalui laptop, selama terdapat koneksi wifi. Persiapkan format lampiran dengan baik agar tidak terjadi kendala di saat mengirim lamaran kerja melalui email.

Persiapan mengirim lamaran kerja lewat email di laptop / PC :

  1. Email ( jika belum punya dapat membuat email terlebih dahulu di https://gmail.com atau https://login.yahoo.com/account/create ).
  2. Email tujuan.
  3. Isi body lamaran kerja.
  4. Scan CV / Daftar riwayat hidup.
  5. Scan Fotocopy KTP
  6. Pas photo
  7. Scan Ijazah & Transkrip nilai
  8. Scan SKCK

Untuk data yang di scan menyesuaikan kebutuhan jika tidak melampirkan SKCK berarti tidak perlu scan SKCK. Jika sudah siap semua tinggal ikuti langkah – langkah dibawah ini. Dalam contoh kali ini  menggunakan email gmail.

  1. Buka browser dan ketik gmail atau kunjungi https://accounts.google.com/signin.
  2. Masukkan email atau nomor ponsel.
  3. Klik Berikutnya.
  4. Masukkan kata sandi.
  5. Klik Berikutnya.
  6. Jika sudah login abaikan langkah diatas dan lanjut langkah selanjutnya.
  7. Klik Compose.Mengirim lamaran kerja melalui email di laptop klik compose
  8. Lalu isi To ( isi dengan alamat email tujuan ), Subject ( isi dengan Surat Lamaran Kerja atau sesuai ketentuan pada lowongan kerja ) dan Body ( isi sesuai kebutuhan, contoh body bisa dilihat diatas ).Cara Mengirim Lamaran Lewat Email di LaptopCara Mengirim Lamaran Lewat Email di Laptop
  9. Upload data – data seperti scan Fotocopy KTP, pas foto, CV dan lain – lain dengan klik Attach files.Cara Membuat Attachment Lamaran Kerja Via Email
  10. Cek ulang semua, jika sudah yakin benar klik Send.
  11. Silahkan tunggu dan berdoa, biasanya akan dapat kabar melalui SMS atau Telepon jika mendapat panggilan ( maka dari itu nomor telepon harus benar ). Karena sangat jarang sekali panggilan via email.

Cara Mengirim Lamaran Lewat Email di HP

Cara mengirim lamaran pekerjaan lewat email di HP sedikit berbeda dalam hal tampilan. Kamu mungkin harus sedikit menyesuaikan dengan tampilan layar smartphone yang tidak sebesar layar PC (komputer dan laptop). Hal lain yang perlu dipersiapkan adalah berkas atau lampiran yang harus Kamu copy dahulu ke smartphone. Kamu perlu mengirimnya ke smartphone baik melalui kabel data atau aplikasi sharing data.

Di luar hal tersebut, Kamu perlu juga membuat bagian body dari lamaran dari layar smartphone. Sebenarnya, Cara mengirim lamaran lewat email melalui smartphone tidak begitu direkomendasikan. Selain kurang pas dan nyaman, mengirimnya lewat HP terkesan kurang serius. Namun, semuanya kembali pada pribadi masing-masing. Prosedur pengirimannya sama, yaitu mengisi kolom dan body, mengupload attachment, dan mengirimnya.

Tentang penulis

Mendy Aisha Ramdhiani

Mendy Aisha Ramdhiani

Seorang blogger pemula yang masih juga terus belajar dan menempuh pendidikan formal S1 Teknik Geologi di Kota Pelajar Yogyakarta. Feel Free To Ask Me~