Proses Bisnis : Pengertian Menurut Para Ahli, Tahapan dan Contohnya

Berikut ini pembahasan mengenai pengertian dari proses bisnis, karakteristik, tipe, fungsi, tahapan dan contohnya.

Apa Itu Proses Bisnis?

Pengertian Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu).

Proses bisnis merupakan sistem yang diterapkan oleh perusaaan maupun pelaku usaha untuk mencapai tujuannya. Selain itu, proses bisnis juga dapat diartikan sebagai langkah-langkah yang perlu diterapkan guna menghasilkan nilai bagi pelanggan.

Pengertian Proses Bisnis Menurut Para Ahli

• Menurut Hammer dan Champy
  Proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan yang mengambil salah satu atau banyak masukan dan menciptakan sebuah keluaran yang berguna bagi pelanggan.
• Menurut Weske, 2007
  Kegiatan proses bisnis ini dapat dilakukan baik secara manual maupun dengan bantuan sistem informasi.
• Menurut Rummler dan Brache dalam Siegel (2008)
  Proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan dalam bisnis untuk menghasilkan produk dan jasa.
• Menurut Davenport (1993)
  Aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.
• Menurut Monk (2009)
  Proses Bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang menerima satu atau lebih masukkan (input) dan menghasilkan keluaran (output) yang bernilai bagi pelanggan.

Mengapa Perlu Proses Bisnis?

Agar semua berjalan secara sinergis untuk mencapai tujuan perusahaan serta kebutuhan terhadap sistem informasi atau sumber daya lainnya dalam mendukung proses bisnis dan aktivitas perusahaan dapat didefinisikan secara jelas.

Fungsi Proses Bisnis

• Membantu manajer dalam mengambil keputusan dalam menangani masalah yang ada selama proses bisnis berlangsung
• Membantu pelanggan untuk memprediksikan kapan proses bisnis dimulai dan diakhiri ataupun berkelanjutan
• Membantu para pekerja perusahaan agar mengerti proses apa yang menjadi tugasnya dalam menjalankan proses bisnis

Karakteristik Proses Bisnis

Ada beberapa karakteristik dari proses bisnis :

• Definitif
  Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
• Urutan
  Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.
• Pelanggan
  Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
• Nilai tambah
  Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.
• Keterkaitan
  Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.
• Fungsi silang
  Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Tipe Proses Bisnis

Berikuti ini jenis – jenis / tipe proses bisnis :

• Proses manajemen
  adalah proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem.
  Contoh : Manajemen Strategis
• Proses operasional
  adalah proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama.
  Contoh : proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.
• Proses pendukung
  adalah sebuah proses yang mendukung proses inti.
  Contoh : akunting, rekruitmen, pusat bantuan.

Tahapan Proses Bisnis

1. Analisis Kegiatan Usaha
   Dalam tahapan ini manajemen perusahaan bersama pemilik perusahaan melakukan diskusi dan analisis tentang kegiatan usaha yang akan dijalankan oleh perusahaan, misalnya usaha dibidang industri, perdagangan atau jasa. Hal ini dilakukan agar manajemen mengetahui serta menentukan proses bisnis yang akan digunakan oleh perusahaan.
2. Penentuan Proses Bisnis
   Pada tahapan ini manajemen akan membuat atau menentukan bentuk proses bisnis dari usaha yang telah dipilih oleh perusahaan tersebut, mulai dari proses bisnis tentang jenis biaya-biaya yang dikeluarkan sampai dengan proses bisnis memperoleh pendapatan atau penghasilan.
3. Pelaksanaan Proses Bisnis
   Tidak kalah pentingnya dari penentuan proses bisnis dari perusahaan adalah pelaksanaan proses bisnis itu sendiri, karena sebagus apapapun suatu proses bisnis tetapi tidak dilaksanakan tidak akan bermanfaat bagi perusahaan. Sehingga sangat penting bagi setiap bagian atau divisi dan karyawan perusahaan untuk menjalankan dengan benar seluruh proses bisnis yang telah dibuat oleh pihak manajemen perusahaan.
4. Evaluasi Proses Bisnis
   Untuk mengetahui apakah suatu proses bisnis telah dijalankan oleh semua karyawan bagian atau divisi dari perusahaan dan apakah proses bisnis tersebut telah memberikan manfaat bagi perusahaan, maka diperlukan suatu evaluasi dari pelaksanaan proses bisnis tersebut. Suatu evaluasi dapat dilakukan setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan atau setiap tahun, tergantung kebijakan manajemen perusahaan. Akan tetapi suatu evaluasi akan lebih efektif apabila dilakukan setiap bulan. Dengan seringnya melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan proses bisnis, maka akan diperoleh suatu proses bisnis yang paling memberikan manfaat bagi perusahaan.

Contoh Proses Bisnis

• Perusahaan Pengiriman Barang (Ekspedisi )
  Contoh : JNE, J&T, Sicepat, POS
• Perusahaan Dagang
  Contoh : Penjual / Pemilik Toko Offline maupun Online ( e-commerce )
• Perusahaan Jasa Transportasi
  Contoh : Gojek, Grab, tour and travel

Peta Proses Bisnis

Peta Proses Bisnis adalah diagram yang menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan.

3 Langkah Efektif Menganalisis Bisnis Proses

1. Bicarakan dengan orang-orang penting

Apabila Anda telah menentukan proses mana yang akan diperbaiki, maka segeralah diskusikan dengan orang-orang penting. Maksud dari istilah orang-orang penting ialah mereka yang bertanggung jawab atas implementasi dari proses bisnis. Saat membicarakan proses bisnis dengan orang-orang penting sebaiknya tanyakan empat aspek di bawah ini.

1. Pertama-tama, tanyakan terlebih dahulu mengenai tindakan yang harus dilakukan oleh staf dan atasannya.
2. Dari banyaknya masukan yang dikemukakan, pilihlah beberapa pendapat terbaik untuk diterapkan pada bisnis Anda. Misalnya: perusahaan Anda bergerak di bidang fashion berupa pakaian jadi. Anda perlu mengetahui sekaligus memilih dimana tempat untuk membeli bahan baku dengan kualitas dan pelayanan terbaik.
3. Usahakan untuk mengidentifikasi keluaran setiap tugas dan tentukan siapa yang menerimanya. Jika Anda mengelola sebuah bengkel, maka setiap staf perbaikan sebaiknya mendokumentasikan pekerjaan mereka. Setelah itu, staf perbaikan meneruskan informasi tersebut ke bagian penagihan agar dibuatkan faktur untuk pelanggan.
4. Apabila Anda dan staf merasakan adanya inefisiensi proses maka segeralah cari solusi bersama.

2. Temukan perbaikan proses bisnis melalu brainstorming

Brainstorming merupakan sesi tukar pendapat yang melibatkan pihak-pihak pelaku bisnis Anda. Dalam pelaksanaan kegiatan ini sebaiknya Anda melibatkan staf dari banyak departemen. Hal ini dikarenakan semakin banyak staf yang terlibat maka informasi mengenai inefisiensi proses akan terungkap dari semua departemen. Langkah ini dapat Anda lakukan dengan beberapa cara, yaitu:

1. Buatlah kesimpulan mengenai informasi yang sudah Anda terima dan sampaikan kepada staf. Mintalah staf Anda untuk memberikan umpan balik berupa kritik dan saran. Semakin banyak umpan balik yang didapat maka sangat memudahkan Anda untuk menganalisisnya
2. Analisis bagaimana bisnis berproses dan apa masalah yang dihadapinya dengan berpedoman pada kritik serta saran staf Anda.
3. Perubahan proses bisnis dapat Anda lakukan bila diperlukan. Beberapa jenis perubahan bisnis yang biasanya sering dilakukan yaitu pengurangan biaya, pengurangan waktu siklus proses, penyederhanaan proses dan peningkatan pelayanan terhadap pelanggan.

3. Buatlah flowchart dari setiap proses bisnis

Flowchart yang Anda buat tentu akan sangat membantu dalam menggambarkan proses bisnis. Anda dapat menggunakan informasi penting yang diperoleh saat diskusi sebagai materi untuk pembuatan flowchart. Dalam membuat flowchart, pastikan bahwa semua langkah proses bisnis Anda sudah tercantum. Perhatikan cara membuat flowchart di bawah ini agar informasi yang dihasilkan optimal.

1. Penting untuk Anda perhatikan bahwa flowchart ini sebaiknya dibuat dengan jelas dan singkat. Jadi, informasi dalam flowchart ini hanya berisi prosedur yang telah ditetapkan dan harus dipatuhi karyawan.
2. Ada banyak cara yang dapat Anda terapkan untuk membuat flowchart. Pertama, Anda dapat menggambarnya secara manual. kedua, Anda dapat menggunakan berbagai perangkat software yang ada di komputer. Ketiga, Anda dapat membuatnya memakai aplikasi desain grafis.
3. Alat ini akan memberikan gambaran sempurna bagi bisnis Anda apabila pembuatannya dilakukan dengan serius. Hal ini dikarenakan alat inilah yang akan mempermudah identifikasi dan juga perbaikan inefisiensi.
4. Analisis proses bisnis merupakan kegiatan yang berlanjutan. Jadi, setelah dilakukan perubahan pada beberapa sektor lihatlah kembali apakah hasilnya sudah sesuai ekspektasi atau belum. Jika belum sesuai maka lakukanlah analisis ulang untuk menemukan area-area yang membutuhkan perbaikan.

Menganalisis proses bisnis memang tidak dapat Anda lakukan sendirian. Kerjasama tim diantara berbagai pihak yang terlibat dalam bisnis ini memang sangat dibutuhkan. Semakin banyak pihak yang terlibat maka identifikasi masalah serta masukan jauh lebih banyak. Kondisi ini dapat memperkaya wawasan Anda untuk menganalisis proses bisnis dan memutuskan perubahan yang diperlukan.